כיצד מגדירים תהליך אוטומטי חדש

על מנת להגדיר תהליכים אוטומטיים, המשתמש צריך להיות מסוג-  מנהל מערכת.
יש לבחור בתפריט הראשי "מנהל מערכת" --> "תהליכים" --> "רשימת תהליכים".

וללחוץ על הכפתור "הוספת תהליך חדש"

יש להגדיר את הפרטים הבאים:

1. שם ותיאור התהליך  (מסומן בתמונה למטה באדום) בטופס יצירת תהליך חדש יש להגדיר את שם התהליך ורצוי לתת תיאור שמסביר את מהות התהליך האוטומטי

2. ישות עבורה מוגדר התהליך (מסומן בתמונה למטה בכחול) - ניתן לבחור בין איש קשר/מסמך חשבונאי וכו'

3.. יחס לוגי בין תנאי התהליך (מסומן בתמונה למטה בירוק)- במידה וקיימים מספר תנאים לקיום התהליך:

• אם חייבים שכל התנאים יתקיימו-יש לבחור בשדה זה את האופציה ב"וגם"
• אם מספיק שאחד מן התנאים יתקיים-יש לבחור ב"או"
• במידה ויש תנאי אחד בלבד לתהליך -יש לבחור ב"וגם"

4. מורץ פעם אחת (מסומן בתמונה למטה בצהוב)- סימון "V" בשדה "מורץ פעם אחת" יריץ את התהליך פעם אחת בלבד

לאחר שמירת הטופס עוברים ליצירת התנאים להפעלת הפעולות האוטומטיות, לחץ "הוספת תנאי"

בחר את התנאי הרצוי (בדוגמא שלנו - סטטוס לקוח משתנה ל"לקוח") ושמור אותו

לאחר מכן עוברים ליצירת הפעולות האוטומטיות, לחץ "הוספת פעולה"

בחר את סוג הפעולה ואת תבנית הפעולה (הרחבה בנושא "איזה סוג פעולות אוטומטיות ניתן להגדיר במסגרת התהליכים") ושמור.

אם רוצים שהפעולה תתבצע מיידית, יש לסמן את הצ'קבוקס - "פעולה לביצוע מיידי"

במידה ונרצה שהפעולה תתבצע לאחר מספר ימים, יש להסיר את הצי'קבוקס של פעולה מיידית ולעדכן את מספר הימים בשדה "מס' ימים לדחייה"

ניתן להגדיר מספר פעולות (בדוגמא שלנו - עדכון שדה "איש הצוות האחראי" ויצירת משימה.